In deze privacyverklaring leggen we uit hoe SmartOcto BV met persoonsgegevens omgaat en hoe jij je rechten daarover kunt uitoefenen. Deze addendum is per 25 mei 2018 van kracht, de datum waarop de AVG van kracht is. Deze addendum is een aanvulling op de privacy policy zoals te vinden op smartocto.com/privacy.

Als we over “wij”, “we”, “ons/onze” en SmartOcto BV spreken, verwijzen we naar SmartOcto BV, geregistreerd onder het bedrijfsnummer 64307700 met het geregistreerde kantoor aan de Vrouwe Udasingel 207, 6663 GT Lent, Nederland. Als we spreken over “jou”, “je” of “gebruiker” refereren we naar de persoon of entiteit die bij ons geregistreerd is om de Website over het product en/of de Service te gebruiken, ons state of the art notification dashboard SmartOcto.

Inleiding – SmartOcto, data en persoonsgegevens

SmartOcto biedt een Service om inzicht te krijgen in het consumeren van gepubliceerde verhalen. Gebruikers kunnen binnen het platform samenwerken door verhalen, notificaties en andere meldingen met elkaar te delen. Om de Service te kunnen bieden verzamelt SmartOcto naast data van de klant, platformen van de klant en/of de gebruiker ook openbare data. Deze openbare data kan persoonsgegevens bevatten. Met persoonsgegevens wordt informatie bedoeld die direct of indirect over een bepaalde persoon gaat.

De SmartOcto Website gebruikt beperkte persoonsgegevens die door bezoekers worden ingevuld op de contactpagina van onze product website om verzoeken via deze pagina correct af te kunnen handelen. Voor de behandeling van het contact vragen we de naam en mailadres. Zoals toegelicht onder het kopje ‘Doorgifte data aan derden’ delen we deze persoonsgegevens niet met derden.

Voor verwerkingen van persoonsgegevens die SmartOcto op eigen initiatief verricht, zoals het verwerken van eigen klantdata voor accountbeheer of fiscale doelen, geldt SmartOcto als de ‘verantwoordelijke’ in de zin van de privacyregelgeving. Dit houdt in dat SmartOcto BV als bedrijf verantwoordelijk is voor de naleving van deze privacyregelgeving. Daarnaast kan het voorkomen dat SmartOcto voor bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens ‘verwerker’ is binnen de privacyregelgeving. Bij die verwerkingen gelden volgens de privacyregelgeving de klanten van SmartOcto als verwerkingsverantwoordelijken.

Bronnen en soorten persoonsgegevens

SmartOcto verzamelt op aangeven van en enkel voor klanten openbare data uit geselecteerde informatiebronnen, zoals specifieke sociale media en nieuwssites van klanten. Dat is data die actief online is gedeeld door gebruikers van deze bronnen. De opgehaalde data kan met een standaard internet zoekmachine gevonden worden en/of is te zien door de betreffende websites te bezoeken.

Enkele voorbeelden van persoonsgegevens die in de openbare data kunnen voorkomen zijn (profiel)namen, email-adressen, (profiel)foto’s, openbare informatie over een account, locatiegegevens zoals plaatsnamen (als die worden gedeeld) en eventuele andere persoonlijke informatie in de inhoud van content.

Binnen de privacyregelgeving wordt onderscheid gemaakt tussen gewone, bijzondere en strafrechtelijke gegevens. Bijzondere persoonsgegevens omvat privacygevoelige persoonsgegevens, zoals gegevens over iemands gezondheid, religie of politieke opvattingen. Strafrechtelijke gegevens omvatten “persoonsgegevens die te maken hebben met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen”. SmartOcto maakt enkel gebruik van openbare bronnen. Persoonsgegevens uit de groepen ‘bijzondere gegevens’ en ‘strafrechtelijke gegevens’ zullen slechts worden verzameld als iemand daarover online proactief iets heeft gedeeld.

SmartOcto is echter terughoudend met het gebruik van zulke persoonsgegevens. Als we dergelijke gegevens verwerken, bijvoorbeeld in een publicatie op ons blog op een andere vorm van publicaties, dan zorgen we er altijd voor dat de gegevens zijn geanonimiseerd.

Verder heeft SmartOcto zoveel mogelijk technische en organisatorische voorzieningen getroffen om ervoor te zorgen dat wanneer informatie wordt verwijderd, deze niet meer terugkomt de Website en/of Service. Gebruikers kunnen zelf data verwijderen in de bundles- en ink-omgeving.

Gebruik data

SmartOcto verzamelt data om de effectiviteit van verhalen over meerdere kanalen in beeld te brengen aan de publicist.

Gebruikers bepalen zelf hoe en waarvoor ze de SmartOcto Website en/of Service  gebruiken. Gebruikers zijn daarbij wel gebonden aan SmartOcto’s gebruikersvoorwaarden, te vinden op smartocto.com/terms/. Gebruikers gaan bij login in de Service akkoord te gaan met de gebruikersvoorwaarden, door dit te bevestigen met een vinkje.

Gebruikers kunnen de storypages gebruiken om inzicht te verkrijgen over de prestaties van gepubliceerde verhalen]. Met de stream kunnen zij tips en meldingen ontvangen en bekijken en markeren (beter bekend als Ink’en). Klanten van SmartOcto gebruiken in sommige gevallen de functie Bigscreen voor statistische toepassingen in het bigscreen. SmartOcto’s Impact Radar helpt bedrijven door middel van een visualisatie bij het verkrijgen van inzicht in de geleverde effort en impact. Onder effort verstaan we de productie en impact staat voor consumptie.

Door openbare informatie te bundelen en relateren aan gepubliceerde verhalen, helpt SmartOcto haar klanten om betere beslissingen te nemen over hun content- en distributiestrategieën. Juridisch gezegd beroept SmartOcto zich op het gerechtvaardigd belang van SmartOcto en haar gebruikers om deze beslissingen mogelijk te maken.

Personen die online berichten plaatsen hebben belang bij bescherming van hun privacy. SmartOcto houdt rekening met dit privacybelang. Zo kun je jouw persoonlijke informatie bij SmartOcto laten verwijderen (zie verder hieronder), respecteert SmartOcto privacy-instellingen van alle social media platformen, maakt SmartOcto afspraken over vertrouwelijkheid met medewerkers, klanten en leveranciers en heeft SmartOcto diverse waarborgen getroffen voor een veilige IT-infrastructuur.

SmartOcto bewaart data, waaronder persoonsgegevens, voor zover dat nodig is om haar diensten goed te laten functioneren.

Doorgifte data aan derden

SmartOcto geeft data, waaronder persoonsgegevens, niet door aan derden behalve zoals in de privacy policy op smartocto.com/privacy vermeld. Toegang tot data is binnen de SmartOcto-organisatie zoveel mogelijk beperkt. Als SmartOcto onderzoek uitvoert naar trends en ontwikkelingen, wordt data geanonimiseerd, zodat zij niet is terug te herleiden naar individuen.

Daarnaast hebben gebruikers toegang tot verzamelde openbare data die betrekking heeft tot het contract en/of titel waaronder zij de Website en/of Service gebruiken, onder de gebruikersvoorwaarden van SmartOcto. In SmartOcto Open krijg je een indruk hoe dit eruit ziet. We laten zoekresultaten zien met verwijzing naar de originele bron.

SmartOcto BV host de SmartOcto software en data op beveiligde servers in privacy-compliant cloudhosting in Europa. Het is ons beleid om het werken met derden te beperken en enkel in te zetten als het specialisme strikt noodzakelijk is, ter ondersteuning van onze bedrijfsprocessen.

Bescherming data

SmartOcto heeft uitgebreide maatregelen getroffen om de data, inclusief persoonsgegevens, te beschermen. 

Privacy maatregelen

SmartOcto heeft maatregelen getroffen om de herleidbaarheid van bezoekers aan onze Website en/of Service zo veel mogelijk te beperken. Dit doen we door bij het registreren van statistieken elk IP-adres te anonimiseren, zoals voorgeschreven door de Autoriteit Persoonsoonsgegevens in de handleiding ‘handleiding privacyvriendelijk instellen google analytics’ van maart 2018, te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen en rechten    

Mocht je na het lezen van de privacy policy en deze addendum verdere vragen hebben over hoe SmartOcto omgaat met persoonsgegevens of mocht je inzage daarin wensen, een verzoek tot verbetering, verwijdering of beperking van verwerking van jouw persoonsgegevens willen vragen, stuur dan een mail aan de privacy officer van SmartOcto.

SmartOcto zal jouw vraag of verzoek in behandeling nemen en zo spoedig mogelijk bij je erop terugkomen. Het kan zijn dat SmartOcto aanvullende informatie nodig heeft om jouw verzoek te verwerken. SmartOcto zal bijvoorbeeld in het geval van een verzoek tot inzage of verwijdering zeker willen weten dat jij degene bent over wie de betreffende persoonsgegevens gaan. Ook zal SmartOcto in een dergelijke situatie na moeten gaan of het verzoek terecht en uitvoerbaar is. Dit is in het belang van jou en alle andere gebruikers en klanten van SmartOcto.

Op het moment van dat SmartOcto het verzoek inwilligt om data te verbeteren of van informatie uit (de Service van) SmartOcto, betekent dit echter nog niet dat de informatie van het internet is verbeterd of verwijderd. Afhankelijk van de data kan het daarom zijn dat het effectiever is om je tot de betreffende website te richten. Tevens bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is daarover meer informatie te vinden.

Bovenstaande rechten refereren enkel aan klanten en niet aan bezoekers van de websites van klanten, omdat er geen manier van identificatie mogelijk is van deze bezoekers

Cookies

SmartOcto hanteert handige en nuttige technieken die het gebruiksgemak verhogen en die de site zo interessant mogelijk maken voor elke bezoeker. Bekendste voorbeelden van dit soort technieken zijn cookies en scripts (hierna samen te noemen “cookies”). Cookies kunnen worden gebruikt door websitehouders of door derde partijen – adverteerders bijvoorbeeld – die communiceren via de websites die jij bezoekt. Meer informatie over het gebruik van cookies is te lezen in de cookieverklaring van SmartOcto met het bijbehorende cookie-overzicht.

Mailings

SmartOcto biedt klanten en/of andere geïnteresseerden de mogelijkheid om zich te abonneren op een mailing van SmartOcto. Als klanten zich aanmelden voor een of meerdere mailings, moeten zij daar expliciet toestemming voor geven. Aanmeldingen voor de een of meerdere nieuwsbrieven volgen altijd door een zogenoemde opt-in. In de praktijk houdt de opt-in een bevestiging in door middel van het openen van een bevestigingslink in een activatiemail. Aan iedere mail is informatie gekoppeld waarmee een ontvanger zichzelf kan afmelden voor de mailing.

Bewaartermijnen

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor het is verzameld. Een concrete bewaartermijn wordt in de AVG niet gegeven. In een aantal andere wetten, worden wel specifieke bewaartermijnen voorgeschreven. Een kopie van het ID bewijs van een werknemer bijvoorbeeld, dient de werkgever vijf jaar te waren na einde dienstverband.De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig wordt geacht. SmartOcto neemt voor enkele verwerkingen de wettelijke bewaartermijnen over die echter langer zijn dan de contractduur. Denk aan administratieplicht of een fiscale plicht. In het verwerking register zijn de bewaartermijnen voor persoonsgegevens gedefinieerd.

Beveiligingslek of datalek melden

Als u denkt dat u een zwakke plek in een van onze (digitale) diensten hebt gevonden (beveiligingslek) of u kunt vertrouwelijke informatie zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens zien of benaderen (datalek), willen we graag met u samenwerken om deze situatie zo snel mogelijk op te lossen. Daarom vragen we u deze informatie met ons te delen via dpo@smartocto.com

Contactgegevens SmartOcto

SmartOcto B.V.
Vrouwe Udasingel 207,
6663GT  Lent,
Netherlands
info@SmartOcto.com

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Naam: Mr. Martijn de Bie
E-mail: DPO@smartocto.com

SmartOcto kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Een aangepaste privacyverklaring is van toepassing vanaf de datum zoals hier vermeld.

SmartOcto BV, version May 2020